A.DIR-PTX-4565-8763 – Assistant.e de direction H/F contract

Function : ASSISTANCE/ASSISTANT
Type of contract : PERMANENT CONTRACT
Job details :
Rattaché (e) au Directeur des Systèmes d’information de la DSI de Bolloré, l’Assistant(e) assiste une partie des membres du CODIR de la DSI et interviendra sur des missions transverses.

Ses missions sont les suivantes :

1. Assistanat administratif :

• Emission de bons de commandes en assistance de la PMO de la DSI Groupe
• Emission des contrats de régies selon modèle et envoie pour signature dans DocuSign
• Être le point d’entrée de la comptabilité pour l’imputation des factures
• Vérification des factures en accord avec les contrats/ demande de bons de commandes
• Mise à jour du suivi financier, avec le contrôle de gestion et les managers, à partir des factures reçues
• Participation au pilotage financier (Microsoft et hébergeur), et coordination des évolutions de volumes de produits Microsoft et Adobe, en lien avec le manager concerné
• Mise à jour de la base de contrats IT à partir des documents signés
• Produire pour les managers, le tableau de bord de suivi pour renouvellement des contrats

2. Assistanat classique :

• Prendre en charge une grande partie du CODIR (environ 4 à 5 personnes)
• Rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites, PPT, organigramme à mettre à jour
• Accueillir et informer les visiteurs / faire les demandes de badges visiteurs
• Gestion des entrées / sorties de la DSI, demande de PC, badge et inscription dans l’annuaire Groupe
• Réserver les salles de réunions
• Coordonner et préparer les réunions et les déplacements d’une équipe en France et à l’étranger
• Réalisation des commandes de matériels, de fournitures, de consommables et vérification de la conformité des livraisons.
• Organiser les réunions de travail des directeurs
• Gérer l’agenda des directeurs
• Mettre en place et suivre l’organisation afférente aux réunions ou déplacements
• Organiser les voyages : recherche de tarifs et moyens de transport adaptés, visa, hébergement, prise de rendez-vous, notes de frais…
• Commande de plateaux repas / Petit déjeuners / Cocktails à organiser / Afterwork / Team Building
• Commande de fournitures pour la DSI (Cafés et papeteries)
• Organisation Séminaires / Journée d’études / Fête de fin d’année / Divers évènements à organiser tout au long de l’année

• Diplômé(e) d’un Bac + 2 en secrétariat ou équivalent, vous disposez d’au moins 5 années d’expérience sur un rôle similaire, d’une bonne maîtrise du Pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) ainsi que des outils collaboratifs (Internet, messagerie, plannings partagés, web conférence, réseau social d’entreprise…).
• Votre expérience et votre rigueur vous ont permis de développer de bonnes connaissances en gestion administrative et financière, des normes rédactionnelles et vous maîtrisez l’organisation d’évènements
• Dynamique, proactif(ve) et autonome, vous êtes également reconnu(e) pour votre aisance relationnelle, intelligence sociale, adaptabilité et pour votre capacité à vous inscrire dans un groupe à la culture familiale forte.
• Vous savez par ailleurs faire preuve de discrétion et d’un sens de la confidentialité aigu.
• Anglais professionnel requis.

Poste basé à Puteaux ; Tour Optima (accessible en transports en commun : Métro ligne 1, RER A, Bus 175,157, Tramway T2).
City : Puteaux (92)

Tagged as: admin, Assistant, erp, Intern, labor, manager

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