Assistant/e (Secrétariat) (Rabat, Morocco) contract

Post Number : 5MAADM0702RP

Grade : G-5

Parent Sector : Sector For Administration and Management (ADM)

Duty Station: Rabat 

Job Family: General Administrative Support

Type of contract : Fixed Term Field

Duration of contract : 2 years, renewable

Recruitment open to : Internal and external candidates

Application Deadline (Midnight Paris Time) : 25-NOV-2024

UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

(Seuls les candidats ayant le droit de travailler au Maroc peuvent postuler à ce poste.)

Sous l’autorité et la supervision directe du Directeur du Bureau et Représentant de l’UNESCO au Bureau Régional du Maghreb, l’Assistant/e (Secrétariat) coordonne le bon fonctionnement du bureau de la Représentation et tient le rôle principal d’agent de liaison entre la Représentation et les autres services du Bureau.

L’Assistant/e (Secrétariat) assure la gestion du secrétariat, l’organisation de l’agenda, la coordination des réunions, la rédaction du courrier, rapports et autres documents, ainsi que le suivi de la mise en œuvre des actions décidées par le Directeur du Bureau.

Plus précisément, l’Assistant/e (Secrétariat) assumera les responsabilités ci-après :

• Assurer le bon fonctionnement du secrétariat du Directeur en tenant de manière quotidienne son agenda, en organisant ses réunions et ses rendez-vous avec les autorités gouvernementales, les institutions, en supervisant le travail préparé pour son visa/signature, en vérifiant le contenu grammatical et les erreurs typographiques et en veillant à la conformité avec les règles et procédures de l’UNESCO.
• Répondre aux appels téléphoniques entrants à la Représentation et les filtrer ; préparer les réponses aux courriels, et autres courriers officiels en fournissant les réponses adéquates; tenir à jour un registre de réponses/actions et en informer le Directeur du Bureau ou, si nécessaire, le personnel concerné.
• Analyser le courrier entrant et le rediriger vers les personnes concernées ; assurer le suivi pour l’information du Directeur du Bureau, des différents plans d’actions validés à l’issue des réunions organisées par la Représentation.
• Organiser les dossiers de la Représentation en mettant en place un système de classement efficace des rapports, documents, lettres, plans de travail, projets de rapports, etc.
• Coordonner le processus complet des missions du Directeur (préparation du planning des missions, soumission à la validation des demandes de voyage, clôture de la mission).
• Organiser les aspects administratifs et logistiques des réunions initiées par la Représentation et y prendre part, si exigé, pour la préparation des rapports et compte-rendus.
• Assurer la liaison entre le Directeur du Bureau et le reste des collègues, et communiquer de manière opportune avec le Siège de l’UNESCO sur le suivi des activités et les questions administratives pertinentes.

Formation

• Enseignement secondaire, technique ou professionnel complété dans le domaine du secrétariat ou de la gestion, du soutien administratif ou tout autre domaine connexe.

Expérience professionnelle

• Au minimum (5) cinq années d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine du secrétariat ou soutien administratif, gestion, ou domaines connexes.

Aptitudes & Compétences

• Sens de la diplomatie, de professionnalisme, d’intégrité professionnelle, de discrétion et d’esprit d’équipe.
• Excellentes compétences relationnelles et de communication.
• Sens élevé de l’organisation et capacité à traiter l’information de manière objective, précise et confidentielle.
• Excellentes capacités rédactionnelles (aptitude à rédiger des courriers, rapports, comptes-rendus avec un minimum de supervision).
• Capacité de planification et de coordination et capacité démontrée à établir des priorités et à organiser son propre travail avec une grande autonomie.
• Capacité à traiter efficacement, et avec tact, avec différents partenaires/institutions et autres parties prenantes à tous les niveaux dans un environnement multiculturel.
• Maîtrise des logiciels informatique standards MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams, etc.).

 
Langues

• Excellente connaissance (orale et écrite) du français et bonne connaissance de l’anglais.
• Connaissance de l’arabe.

Formation

• Formation/certification spécialisée dans le domaine du secrétariat général, de l’administration et/ou de la gestion de bureau, ou dans tout autre domaine connexe.

Expérience professionnelle

• Expérience professionnelle pertinente au sein du système des Nations Unies ou d’une organisation internationale.

Aptitudes & Compétences

• Connaissance du travail et du fonctionnement général des organisations internationales et/ou du système des Nations Unies.
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.

Langues

• Connaissance d’une autre langue officielle de l’UNESCO (chinois, espagnol ou russe).

UNESCO’s salaries consist of a basic salary and other benefits which may include if applicable: 30 days annual leave, family allowance, medical insurance, pension plan etc.

The approximate annual starting salary for this post is 237 433 Dirhams marocains.

For full information on benefits and entitlements, please consult our Guide to Staff Benefits.